Factura electrónica VeriFactu: guía completa para autónomos y pymes

Qué es VeriFactu

VeriFactu es el nuevo sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) que obliga a que todas las facturas electrónicas emitidas en España cumplan con un conjunto de requisitos técnicos que garantizan su autenticidad, integridad y trazabilidad.

En la práctica, esto significa que cada factura que emitas debe:

• Llevar una firma electrónica XAdES que certifica su origen
• Incluir un hash SHA-256 encadenado con la factura anterior (hash chain)
• Generar un código QR verificable que permite a cualquiera comprobar la factura
• Estar preparada para el envío automático a la AEAT en tiempo real

Quién está obligado a cumplir con VeriFactu

Todos los autónomos y empresas que emitan facturas en España están obligados a cumplir con VeriFactu. No importa el tamaño del negocio ni el sector:

• Autónomos (trabajadores por cuenta propia)
• Pymes (pequeñas y medianas empresas)
• Grandes empresas
• Profesionales liberales (abogados, arquitectos, consultores...)

La única excepción son las empresas que ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información), aunque deberán adaptarse igualmente a largo plazo.

Plazos de implantación

El calendario de VeriFactu establece las siguientes fechas clave:

• 2025: Aprobación del reglamento técnico
• 2026: Los desarrolladores de software deben certificar sus sistemas
• 2027: Obligatoriedad para todos los contribuyentes

Es fundamental no esperar al último momento. Adaptar tu sistema de facturación requiere tiempo, y las sanciones por incumplimiento pueden ser significativas.

Requisitos técnicos de VeriFactu

Firma electrónica XAdES

Cada factura debe ir firmada con un certificado digital reconocido. La firma XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) garantiza que la factura no ha sido manipulada después de su emisión.

Hash chain (cadena de hash)

VeriFactu exige que cada factura incluya un hash SHA-256 que se calcula sobre el contenido de la factura y el hash de la factura anterior. Esto crea una cadena inmutable que impide borrar o modificar facturas retroactivamente.

Código QR verificable

Cada factura emitida debe incluir un código QR que contiene información suficiente para verificar su autenticidad. Cualquier persona — un cliente, un inspector o un proveedor — puede escanear el QR y verificar que la factura es real.

Envío a la AEAT

Aunque inicialmente el envío en tiempo real es opcional, el sistema debe estar preparado para transmitir los datos de cada factura a la AEAT cuando sea requerido.

Cómo cumplir con VeriFactu sin complicaciones

La forma más sencilla de cumplir es usar un software de facturación que ya esté adaptado a VeriFactu. Al elegir una herramienta, asegúrate de que:

• Genera firma XAdES automáticamente al emitir cada factura
• Mantiene el hash chain sin intervención manual
• Incluye QR en el PDF de la factura
• Permite envío a AEAT cuando sea obligatorio
• Archiva las facturas con todas las evidencias técnicas

Sanciones por incumplimiento

El régimen sancionador de VeriFactu establece multas que pueden llegar a:

• Hasta 50.000 € por cada ejercicio fiscal en que se utilice software no certificado
• Multas proporcionales por cada factura que no cumpla los requisitos

No se trata solo de una cuestión técnica: es una obligación legal que puede tener consecuencias económicas serias.

Preguntas frecuentes

Puedo seguir haciendo facturas en Excel o Word?

No. A partir de la entrada en vigor de VeriFactu, las facturas deben generarse con software certificado que cumpla todos los requisitos técnicos (firma, hash, QR).

Necesito un certificado digital?

Sí. Necesitas un certificado digital reconocido (FNMT, AC Camerfirma, etc.) para firmar las facturas electrónicamente.

VeriFactu aplica a las facturas simplificadas (tickets)?

Sí. VeriFactu aplica a todas las facturas, incluidas las simplificadas.

Qué pasa si mi software actual no cumple?

Debes migrar a un software certificado antes de la fecha límite. Cuanto antes hagas el cambio, menos riesgo de sanciones y problemas operativos.