Cómo hacer nóminas si eres autónomo con empleados

El autónomo como empleador

Cuando un autónomo contrata a su primer empleado, asume obligaciones que van mucho más allá de pagar un salario. Debe calcular cotizaciones, aplicar retenciones, generar nóminas conformes a la ley y presentar modelos fiscales adicionales.

Este artículo cubre todo lo que necesitas saber para gestionar nóminas correctamente.

Obligaciones al contratar

Antes de generar la primera nómina, debes:

• Darte de alta como empleador en la Tesorería General de la Seguridad Social
• Obtener un Código de Cuenta de Cotización (CCC)
• Comunicar el alta del trabajador antes de que empiece a trabajar
• Formalizar el contrato por escrito y registrarlo en el SEPE

Estructura de una nómina

Una nómina tiene tres bloques:

Devengos (lo que gana el trabajador)

• Salario base: según convenio colectivo o pacto
• Complementos salariales: antigüedad, transporte, productividad
• Horas extraordinarias
• Pagas extraordinarias: normalmente 2 al año (junio y diciembre), aunque pueden prorratearse en 12 o 14 pagas

Deducciones del trabajador

• Contingencias comunes: 4,70% del salario bruto
• Desempleo: 1,55% (contrato indefinido) o 1,60% (temporal)
• Formación profesional: 0,10%
• MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional): 0,13%
• Retención IRPF: variable según salario, situación personal y tipo de contrato

Coste empresa (lo que paga el autónomo además del salario)

• Contingencias comunes: 23,60%
• Desempleo: 5,50% (indefinido) o 6,70% (temporal)
• Formación profesional: 0,60%
• FOGASA: 0,20%
• MEI: 0,58%
• AT/EP (accidente de trabajo): variable según actividad

Ejemplo práctico

Un empleado con salario bruto anual de 24.000 € (14 pagas):

| Concepto | Mensual |

|----------|---------|

| Salario bruto | 1.714,29 € |

| SS trabajador (6,48%) | -111,09 € |

| IRPF (12%) | -205,71 € |

| Salario neto | 1.397,49 € |

| SS empresa (30,48%) | 522,51 € |

| Coste total empresa | 2.236,80 € |

El coste real para el autónomo es un 30-35% más que el salario bruto.

Tipos de contrato y su impacto

• Indefinido: cotización de desempleo más baja, bonificaciones posibles
• Temporal: cotización de desempleo más alta, justificación de temporalidad obligatoria
• Prácticas: salario mínimo según convenio, bonificaciones en SS
• Formación: alternancia entre trabajo y formación, cotización reducida

Pagas extraordinarias

Por defecto, el trabajador tiene derecho a 2 pagas extra al año. El autónomo puede:

• Pagar 14 pagas: 12 mensuales + 2 extras (junio y diciembre)
• Prorratear en 12 pagas: el salario mensual es mayor pero no hay extras separadas

Las cotizaciones a la Seguridad Social se calculan sobre la base mensual incluyendo la parte proporcional de pagas extras.

Modelo 111: retenciones de IRPF

Cada trimestre debes presentar el modelo 111 declarando las retenciones de IRPF que has practicado a tus empleados. Los plazos son los mismos que el modelo 303 (abril, julio, octubre, enero).

Errores comunes

• No actualizar las tablas de IRPF: los porcentajes cambian cada año
• Olvidar comunicar variaciones: cambios de jornada, salario o categoría
• No pagar las cotizaciones a tiempo: los recargos son del 3% al 20%
• Calcular mal las bases de cotización: especialmente con complementos y horas extra

Cómo simplificar la gestión de nóminas

Un software de gestión empresarial con módulo de nóminas automatiza:

• El cálculo de cotizaciones con las tablas vigentes de la Seguridad Social
• Las retenciones de IRPF según la situación de cada trabajador
• La generación de nóminas en PDF
• El cálculo de pagas extra (12 o 14 pagas)
• La liquidación por baja o fin de contrato